一点技巧:工作邮件怎么写

email-and-office

这天美国同事写了一封这样的邮件,我也在抄送之列。

All:
Thank you for your daily communications on issues/resolutions.  With the main communication tool being e-mail due to the distance and time difference, may I make a suggestion moving forward.
Could we please follow the protocol of ensuring the subject line matches the content of the e-mail context.  This way, we all can follow, file and/or respond accordingly.  Comments would be welcomed.
Thanks for your input in advance.

Regards,

S.A.K

大概最近为了进口货物,中美同事之间来来回回太多邮件,但是主题和内容严重不符,有些主题让人云里雾里不算,有时在报关公司的邮件基础上接着写,中文主题没有修改成英文,S.A.K有点受不了了。

我仔细读了这封信,提出建议,写得还比较诚恳,语言组织值得学习。

说说我是怎样管理邮件的。

主题
发出的邮件应有明确的主题,起提示和概括内容的作用。
主题一般分几个层次,第一层:先列出属AGZ还是AHK范围;第二层:大的归类,比如年审、年报月报周报还是日报,或是归属某项目;第三层:内容主旨词;有时还有第四层。
有时收到主题不合适的邮件,回复的时候我会改改主题。

收信人
写给谁,抄送给谁,要交待清楚。回复邮件,参与人数较多时,要注意,写给谁,正文里面称呼谁,其他人放在抄送栏。

称谓
要有称呼。没有称呼直接进入正题,很突兀,而且显得对收信人不够尊重。现在的公司这边称呼都是直呼其名比如TOM就叫TOM,JERRY就叫JERRY,但我还是习惯加上一个DEAR某某,或者HI某某。

内容
一事一邮件。这样比较容易决定这封邮件应写给谁,应抄送给谁,也避免在议题很多的情况下,一封邮件来来回回很长很长还在接着写,且方便整理归档。

正文较长的时候,可以有大标题,小标题。表强调的,可以粗体,可以字母大写。数字较多的,数字可以加下划线,可以斜体字。可以灵活使用不同的颜色,方便阅读,但是喜欢用较深的,柔和的颜色,不太喜欢用红色。

语言选择
同事之间一般用英文。对中国的客户或者供应商,考虑对方的语言习惯,选用中文或者英文。回复对方的邮件,用对方来邮的语言。

落款
无非是姓名,职务,电话,等等,在邮件设置里面预设。有些人会加上一些公司标识,企业文化,名人警句,以后我也要试试。

检查
点发送之前要检查,检查要点其实就是写邮件的各项要求。

回邮件
写给我的邮件,要及时回。如果当时不能处理,也可以回信说,邮件已收到,我什么时间之前会给你意见。
给我的例行邮件,比如同事每周给我现金周报,我收到就不回了。其实也可以像我以前老板FEDE一样,说一句WELL RECEIVED AND THANK YOU。

沟通方式
很复杂的,写很长邮件还不一定说清楚的事情,可以面谈或者电话谈。很重要的事情,谈完之后再追一个邮件。
很小的事情,当面或者电话三言两语就说清楚了,不主张写邮件。
投诉,指责,抱怨等情绪化的东西,一般不适合邮件,应面谈或者电话,可以有双向的沟通,得到及时的反馈。另外,这类情绪也许只是一时,语言说过就过去了,写下来却永远都在,一时的情绪定格为永远,不必要。

常见错误
拷贝注意:有时我会拷贝上次类似事情的邮件,稍加修改,作为本次邮件,比如月报,周报,这时要注意将日期改过来,比如要发2013年1月的报表,我拷了2012年12月的月报邮件,一定要将2012年12月改为2013年1月。

附件注意:有时往往正文里面说“附件是某某,请怎样怎样”,实际却忘了添加附件。所以我提醒自己,在写到ATTACHENCLOSE或者附件这几个词的时候,就把附件给添加上去,然后再接着写正文,以免忘了添加附件。

文法:现在写英文邮件一般都有文法提示,提示有不对的时候一定要改改。有时一封邮件用词斟酌推敲,改来改去,最后有些小地方就不一致了,要格外注意。

分类归档
按主题归档,方便查找和参考。
收件一般当天处理。处理完了就从收件夹移去相应的文件夹。
发件如果要跟进的,先让它停留在已发送,等跟进完了再放入相应的文件夹。
收件夹和已发送里面就留着未处理或者待跟进的邮件。每隔两三天清理一次,要跟进的可以追一个邮件,或者电话、面谈。

我不常用的技巧,以后改进。
可以标识为高重要性邮件。
可以要求发送已读回执。
可以标识为待跟进。
……

我以前老板DG有一些很好的邮件技巧。

比如,我发邮件给他,能回复的他会很及时回复。
不理解的,他先分类。很重要又不理解的,他打电话叫我去他办公室;重要性一般,又不理解的,他回复说NOT SURE I UNDERSTAND, PLEASE DISCUSS。这时工作又丢给了我,我就要瞅他有空的时候,将这些PLEASE DISCUSS的ISSUE集在一起去和他DISCUSS。

比如,他在电脑里面有设置他关注的下属的入职时间。满3个月6个月1年2年了,他会发个邮件出来,说感谢你服务了这么久,如何如何。

比如,公司取得了一个里程碑式的业绩,比如销售超过了历史最高纪录,他会发个振奋人心的邮件出来,说我们已经达到了某某某某目标,谢谢大家努力,期望大家为下一个目标更加努力。

比如,附件的打印格式设置。有一次发附件给他,没有设置打印格式,他打印出来好多页又不规范。他就和我说,附件要设置好打印格式,方便收件人打印。

比如,开会邀请的时间管理。他邀请你开会,你接受了,或者你邀请他开会,他接受了,则一定按这个时间来执行。万一临时有事执行不了的,再改约时间。

比如,签名会不时更新,传递一些企业文化。

比如,再忙,或者用手机发邮件,他都会以DEAR某某或HI某某称呼开头,以THANKS和BEST REGARDS结尾。

DG 是个不错的老板。

邮件在工作中用得很多,用邮件的学问我还要继续摸索。

原文链接:http://bbs.esnai.com/thread-4873501-1-1.html

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